为提升学校学籍学历管理服务效能，优化学生事务办理体验，我校创新构建了“首接负责制”，并将“三方闪电响应”机制作为其核心组成部分。

一、建立背景

随着学校办学规模的不断扩大和学生数量的逐年增加，学籍管理工作的复杂性日益凸显。学生在毕业证补办、档案查询、学籍异动等事务办理过程中常常面临流程繁琐、等待时间长、部门间衔接不畅等问题。这些问题影响了学生的办事体验，并制约了学校学籍学历管理工作的整体效能。为了更好地服务学生，打破部门壁垒，实现学籍业务的高效办理，我校学籍管理部门联合档案室、院办等多个部门，经过深入调研和反复研讨，推出了“首接负责制，三方闪电响应”机制。

二、具体内容

（一）首接负责制

首接负责制是指学生在办理学籍相关事务时，第一个接触到的部门或个人即为首接责任人，负责协调相关部门，确保事务的顺利办理。针对在校生，首接责任人为学生辅导员，负责流程催办，直至办结。针对往届毕业生，首接责任人为学院学籍管理员。院长办公室接到学生诉求后形成初步情况记录分派给学籍科，学籍科根据根据学生实际问题安排相应学院学籍管理员一对一服务，直至学生问题解决，期间学籍科监督催办。

（二）三方闪电响应机制

“三方闪电响应”机制通过部门联动、流程再造，实现学籍业务的高效精准办理。

1.响应主体与分工

院办：发挥着沟通协调和信息传递的重要作用。院办在接到学生的咨询或申请后，迅速与档案室、学籍科取得联系，组织三方共同商讨解决方案，并及时向学生反馈办理进度和结果。此外，院办还负责对整个办理过程进行全程监督，确保各部门按照既定流程和时间节点完成任务。

档案室：负责快速准确地调取学生档案，为学生提供档案查询、复印等相关服务，并在学生申请毕业证补办时，及时核实档案信息，确保补办流程有据可依。

学籍科：作为学籍管理的核心部门，承担着对学生的学籍状态进行审核、认定的职责。在“三方闪电响应”机制中，学籍科对学生的毕业证补办、转专业、休复学等申请进行严格把关，同时积极协调档案室与院办，确保各项业务办理流程的规范性和连贯性。

2.响应流程与时效

学生提出业务申请，院办登记并启动“三方闪电响应”机制，通过沟通平台将申请事项传达给档案室和学籍科。

档案室完成档案调取工作，学籍科安排专人处理，向学生出具办理结果或答复，完成工作后反馈至院办。

院办汇总意见后结束流程。

3.具体实施

开发“一键精准调档”功能，与院办问询平台、校档案室建立联动。

毕业生补证诉求，档案室5分钟调档、学籍科指定专人一对一服务、平台全程督办。

打通教务系统，实现学业预警与学工系统实时联动，教师与辅导员双管齐下。

上线“一表通”平台，简化流程。

三、首接负责制的预期成效

1. 业务办理时间的缩短

预计实施首接负责制后，学生在毕业证补办等事务上的等待时间将显著减少，提供更高效的服务。

2. 增强全过程监督

预计该机制将促进各部门之间的信息流通和职责明确，提高服务的透明度和效率。

3. 促进部门间协作与团队凝聚力

预计首接负责制将加强档案室、学籍科和院办之间的协作，提升团队的整体业务水平和凝聚力。

通过实施首接负责制，我校期望能够显著提升学籍管理服务的效率和质量，为学生提供更加便捷、高效的服务体验。